Langzeitarchivierung Amtlicher Veröffentlichungen und Pflichtexemplare

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Die Bayerische Staatsbibliothek archiviert monographische und periodische elektronische Veröffentlichungen (E-books, E-journals etc.), die (im Namen) von bayerischen Behörden herausgegeben wurden oder nach erfolgter Rechteeinräumung der BSB als Geschenk oder nach Lizenzierung überlassen werden. Näheres zum Ablieferungsverfahren und den rechtlichen Hintergründen ist unter Ablieferung Ihrer Publikation zu finden. Dabei haben die abgebenden Stellen grundsätzlich die Möglichkeit, der BSB die Datei per E-Mail-Anhang oder Mitteilung über einen unentgeltlichen Zugriff zukommen zu lassen oder sie direkt in das Deposit der BSB einzustellen - weitere Informationen zum BSB-Deposit sowie eine ausführliche Benutzungsanleitung sind unter Zugang zum Deposit hinterlegt. Die abgelieferten Veröffentlichungen werden mit dem Sammel- und Archivierungsprofil abgeglichen, um die Sammelrelevanz festzustellen; nicht jede Veröffentlichung wird gesammelt und langzeitarchiviert. Typische sammelrelevante Veröffentlichungen behördlicher Stellen sind insbesondere das Amtsblatt sowie Jahres- oder Wirtschaftsberichte und Image- oder sonstige Broschüren ab fünf (PDF-)Seiten.

Zur Wahl geeigneter Dateiformate für die Ablieferung haben wir einige technische Hinweise zusammengestellt. Dort finden Sie u. a. unsere Empfehlungen zum Erzeugen von archivtauglichen PDF- und PDF/A-Dateien.

Die abgelieferten Dateien werden auf dem lokalen Rechner des Bearbeiters der BSB zwischengespeichert. Wurde die Datei über das Deposit abgeliefert, entfällt dieser Bearbeitungsschritt. Es folgt die technische Qualitätskontrolle. Um die elektronischen Archivveröffentlichungen über die gängigen Nachweissysteme wie Gateway Bayern und OPACplus der BSB auffindbar zu machen, werden sie -wie die gedruckten Medien auch- gemäß bibliothekarischer Standards formal und inhaltlich erschlossen.

Im Anschluss erfolgen das eigentliche Einbringen der Veröffentlichung in das Langzeitarchiv, der sogenannte Ingest, sowie ggf. die Zuweisung einer URN, eines persistenten Identifikators, über den das elektronische Objekt eindeutig identifizierbar und adressierbar ist. Hierfür ist als Verwaltungssoftware derzeit das Digital Asset Management System DigiTool der Firma Ex Libris im Einsatz. In DigiTool werden auch etwaige Zugriffsbeschränkungen verwaltet. Im Regelfall können die elektronischen Veröffentlichungen frei zugänglich allen Interessenten über die Katalogsysteme zur Verfügung gestellt werden, so dass die Publikation von jedem direkt am Bildschirm aufgerufen werden kann. Ist eine restriktivere Bereitstellung gewünscht, kann der Zugriff auf registrierte BSB-Benutzer oder nur auf die Lesesäle der BSB eingeschränkt werden.

Abschließend wird die korrekte Anzeige in den bibliothekarischen Nachweissystemen kontrolliert.

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